Инструменты для управления проектами для библиотек

В крупных компаниях давно существует отдельная позиция менеджера проектов (project manager), который полностью курирует процесс создания и реализации проекта – от момента планирования и бюджетирования и до финального выпуска. В библиотеках практически нет таких специалистов, и библиотекарям самим предстоит освоить инструменты и навыки проектного менеджмента.

Существует большое количество проектных методов, коротко рассмотрим основные:

1. Классический проектный менеджмент включает в себя последовательную поэтапную работу. Чаще всего проект делится на 5 этапов: инициация (определение направления, мозговой штурм, постановка целей), планирование (составление графика работ, формирование бюджета, описание инструментов), разработка (подготовительные работы к этапу реализации, по сути – подготовка проекта), реализация (реализация проекта), мониторинг и завершение проекта (завершение проекта и анализ его результатов, возможностей развития проекта в будущем).
2. Метод Agile предполагает, что ваш проект будет разбит на мини-проекты. Этап планирования и подготовки проводится для всего проекта, а разработка, реализация и мониторинг проводится для каждого мини-проекта отдельно. Этот метод подходит для больших проектов, включающих в себя несколько направлений, которые можно безболезненно сепарировать друг от друга.
3. В рамках метода Scrum проект также разбивается на мини-проекты. Руководитель проекта определяет, какие мини-проекты являются приоритетными, и их направляют на «спринт», который длится несколько недель. В конце «спринта» уже готова определенная часть проекта.

Независимо от того, какой метод вы для себя выбрали, мы подготовили список инструментов, который должен облегчить вам работу с проектами.

Один из визуально простых и понятных инструментов для контроля проекта – это диаграмма Ганта. Главная ценность диаграммы Ганта – возможность запланировать различные отрезки проекта, установить для них ответственных и дедлайны, а затем отслеживать прогресс выполнения проекта. Это может быть еженедельный прогресс (если ответственный сотрудник или вы сами заполняете таблицу раз в неделю), а может быть работа в реальном времени: если загрузить таблицу на Google Диск или Яндекс Диск и попросить ответственных заполнять ее по мере продвижения проекта.

Шаблон диаграммы Ганта: https://templates.office.com/ru-ru/%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%8F-%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%B0-%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D1%82%D0%B0-tm16400962

Уже упомянутые сервисы хранения данных (Google Диск, ЯндексДиск, OneDrive и другие) могут значительно упростить работу над проектом. Во-первых, это возможность обмениваться файлами. Во-вторых, работать над документами (таблицами, презентациями и т.д.) в режиме реального времени и видеть правки/комментарии от других коллег. Помните о том, что в бесплатных сервисах будет ограничение на загрузку определенного веса файлов. Если вы понимаете, что ваши видео не вмещаются на бесплатный диск, можно оплатить его расширение.

Google Drive: https://www.google.com/intl/ru_ru/drive/

Яндекс Диск: https://disk.yandex.ru/client/disk

OneDrive: https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

DropBox: https://www.dropbox.com/

Mega: https://mega.io/

Облако Mail.ru: https://cloud.mail.ru/home/

На этапе подготовки и планирования проекта вы наверняка будете собирать идеи, мнения, проводить мозговые штурмы. В этом вам помогут инструменты, связанные с mindmaping’ом («карты памяти» или «ментальные карты»). Это визуальные редакторы, которые позволяют накидывать разные идеи, сортируя их и выделяя разными цветами. А также они позволяют структурировать проект в виде разветвленной системы связей: в центре вы помещаете свой проект, а дальше по стрелочкам от него ведете цели, задачи, исполнителей и т.д. Исследователи и профессионалы проджект менеджмента говорят, что выделение цветами очень важно для того, чтобы лучше визуально распределять задачи и исполнителей.

Но для начала можно обойтись простой маркерной доской или флипчартом.

Miro: https://miro.com/ru/

Mind Meister: https://www.mindmeister.com/ru

Coggle: https://coggle.it/

Mind24: https://mind42.com/

Более стационарный инструмент, чем диаграмма Ганта, но также полезный при работе над проектом – это планировщики. Разные сервисы предлагают различные дополнительные функции, поэтому можно выбирать, опираясь на нужды своего проекта. Однако в целом это сервисы, в которых можно ставить задачи, дедлайны, назначать ответственных. И также легко можно увидеть, какой дедлайн просрочен.

Todoist: https://todoist.com

Weeek https://weeek.net/ru

Google Calendar: https://www.google.com/calendar/

Microsoft To-Do: https://todo.microsoft.com/ru-ru/

Any.do: https://www.any.do/

Миниплан: https://miniplan.ru

Помидорка: https://pomodorka.ru/

Яндекс Трекер: https://cloud.yandex.ru/services/tracker?from=blog_uprav_article

Профессионалы проектного менеджмента пользуются более комплексными сервисами, которые включают в себя многое из перечисленного выше. Большинство из инструментов включают в себя и диаграммы Ганта, и планировщики, и даже хранилища данных. Многие сервисы представляют бесплатные доступы с функционалом, которого достаточно для реализации локальных проектов.

Microsoft Project: https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/project/project-management-software?market=ru

Trello: https://trello.com/ru

Битрикс24: https://www.bitrix24.ru/

GanttPRO: https://ganttpro.com/ru/

Slack: slack.com

Подводя итог, можно сказать, что главные друзья менеджера проектов (в том числе в библиотеке) – это грамотное планирование и взаимодействие с командой. Важно не только выстроить план реализации проекта, но и донести его до исполнителей. Представленные выше инструменты не высечены в граните, вы можете работать с тем, что вам удобно, а также адаптировать под свой проект различные иные инструменты. Только вы понимаете, как правильно реализовать ваш проект и что для этого нужно.